Google docs es una herramienta muy útil que podemos utilizar en nuestro negocio si tenemos la necesidad de que diferentes empleados, departamentos o sucursales modifiquen o visualicen a la vez un mismo documento de texto u hoja de cálculo.

Tiene diferentes opciones en cuanto a visibilidad y privacidad: pueden ser privados, totalmente públicos, compartidos sólo con los usuarios que se especifiquen directamente o compartidos con todos aquellos usuarios que reciban un enlace concreto, con lo que existe suficiente flexibilidad para un uso habitual de la herramienta.

El caso es que Google docs ha ido ampliando sus funcionalidades progresivamente y se ha convertido una potente herramienta para el trabajo colaborativo en la nube.

Funciones de Google Docs

• Habla en lugar de escribir

Para los momentos en que prefieres utilizar tu voz en lugar de tus dedos para teclear, la herramienta de dictado de Google Docs viene muy a la mano. Una pequeña ventana con el icono de un micrófono aparecerá en el borde derecho de Chrome; podrás hacer clic en él para activar o desactivar el dictado por voz. El dictado por voz está disponible sólo por el navegador Chrome. Pero si quieres, puedes utilizar el dictado por voz para editar y formatear textos en Google Docs.

• Pegar sin formato

Cuando pegas un pedazo de texto en Google Docs, es muy posible que la tipografía y tamaño de letra varíen del resto del documento. Para que el formato sea uniforme, selecciona el texto y realiza uno de los siguientes pasos:

1. Haz clic derecho en el texto resaltado y selecciona Pegar sin formato.
2. Dirígete a Formato > Pegar sin formato.
3. Haz clic en texto normal desde el menú desplegable de las opciones de Formato y Herramientas.

• Añade más fuentes

Desde la barra de menú desplegable que se encuentra en la parte superior de tu documento, selecciona Más fuentes para añadir más fuentes a tu menú. Puedes hacer clic en cada ejemplo y cambiarlo a tu propia frase. Cuando encuentres una fuente que te guste, lo único que tendrás que hacer es buscar su nombre en el menú desplegable en Google Docs y añadirla a tu lista.

• Modo de sugerencia

Cuando estás trabajando en un documento compartido, puedes cambiar el modo de edición para que Google Docs pueda rastrear los cambios como lo hace Microsoft Word. Para mostrar tus ediciones y permitir que tus colaboradores los acepten o rechacen, selecciona el botón de lápiz que se encuentra en la esquina superior derecha del documento y haz clic en Sugerir. Ahora, a medida que editas el documento, los cambios se mostrarán como sugerencias con un código de color con una cajita de comentario para señalar quién hizo el cambio. Cada cambio tiene un botón de aceptar y rechazar.

• Etiqueta a alguien en un comentario

Si quieres llamar la atención de alguien a un comentario que has añadido, sólo tienes que etiquetarlos. Cuando estás escribiendo tu comentario, ingresa @ o el símbolo de + y selecciona a la persona que deseas etiquetar. La persona, entonces, recibirá un email para alertarle sobre tu comentario o pregunta.

• Pon marcadores para desplazarte menos

Para documentos largos, el añadir marcas bookmarks significa que tienes que desplazarte menos.

• Utiliza tus propias sustituciones

La mayoría de estas sustituciones tienen que ver con el estilo en que se muestran las fracciones, además de ciertos símbolos y estilos de flechas. Puedes añadir tus propias sustituciones, pero aquellas basadas en si una palabra está escrita en mayúscula o minúscula no funcionan.

• Haz clic derecho para hacer investigaciones y búsquedas

Para encontrar la definición de una palabra de una forma rápida, sólo tienes que hacer clic derecho en una palabra y seleccionar Definir. Se abrirá una pequeña ventana a la derecha del documento con la definición de la palabra, junto a una lista de sinónimos. Esto te permite obtener información sin tener que salirte de Google Docs.

• Historial de revisiones

Siempre puedes ir al historial de revisión para seleccionar una versión más reciente y regresar al documento que contiene tus cambios más actuales. No hay manera de que pierdas tus cambios al utilizar el historial de revisión; el escoger una versión anterior sólo mueve dicha versión a la cabeza de la lista del historial de revisiones.

Beneficios de usar Google Docs

• Google docs, es una herramienta totalmente gratuita.
• Permite el acceso a varios usuarios que pueden trabajar en el con las debidas autorizaciones.
• Útil en trabajos de investigación o en trabajos donde varias personas tienen que aportar un conocimiento único, trabajos que tengan que poner opiniones en común, ahorra mucho tiempo y pérdidas de archivos con este sistema.
• Especialmente útil en la construcción de mapas conceptuales donde varias personas pueden establecer relaciones conceptuales diferentes y llegar a acuerdos de manera gráfica rápida, pues más lento realizar un gráfico que un texto.